BÀN VỀ ĐIỀU KIỆN CÓ HIỆU LỰC CỦA HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG ĐIỆN TỬ

DISCUSSION ON THE CONDITIONS FOR THE VALIDITY OF ELECTRONIC EMPLOYMENT CONTRACTS

Abstract: The rapid expansion of the digital economy has given rise to the Electronic Employment Contract, thereby creating significant challenges arising from the complex intersection between the protection of employees and the stringent technical barriers imposed by the Law on Electronic Transactions. This article seeks to dissect its legal nature, systematize the conditions for the validity of electronic employment contracts, and examine the legal consequences arising in the event of disputes. By employing methods of normative legal analysis and comparative legal study (notably with reference to the EU, Germany, and China), the article identifies four pillars determining the validity of such contracts: data integrity, signature standards, authentication by trusted third parties, and biometric identification. The article further argues that deficiencies in digital technical standards merely deprive the document of its evidentiary value as an original before the courts, but do not automatically render invalid an employment relationship that has been actually performed in practice. On that basis, the author recommends that Vietnamese law adopt a flexible risk-based, tiered assessment model, avoid extreme formalistic control, and clearly define the liability of intermediary technology service providers. Keywords: Electronic transactions; electronic employment contract; validity; invalidity of contract. Date of receipt: 20/4/2026 Date of revision: 10/6/2026 Date of approval: 16/7/2026

Đặt vấn đề: Cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư và sự bùng nổ của nền kinh tế số đã thúc đẩy sự dịch chuyển từ HĐLĐ bằng văn bản giấy sang hình thức thông điệp dữ liệu, giúp tối ưu hóa chi phí và linh hoạt hóa thị trường. Tại Việt Nam, hành lang pháp lý đã bước đầu được xác lập thông qua Bộ luật Lao động (BLLĐ) năm 2019, Luật Giao dịch điện tử (GDĐT) năm 2023 và đặc biệt là Nghị định số 337/2025/NĐ-CP ngày 24/12/2025 quy định về hợp đồng lao động điện tử đã thiết lập một hành lang pháp lý chuyên biệt, yêu cầu các bên phải tuân thủ các tiêu chuẩn khắt khe về định danh, chữ ký số, dấu thời gian và phải kết nối chứng thực thông qua. Tuy nhiên, sự dịch chuyển cấu trúc từ vật lý sang kỹ thuật số đang tạo ra những “khoảng trống” pháp lý về điều kiện hiệu lực và giá trị chứng cứ. Việc nghiên cứu hệ thống các điều kiện có hiệu lực của HĐLĐĐT là đòi hỏi cấp thiết để bảo vệ quyền lợi các bên trong bối cảnh chuyển đổi số. Để đạt được mục tiêu nghiên cứu trên, bài viết sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp; phương pháp luật học so sánh.

1. Khái niệm và đặc trưng của hợp đồng lao động điện tử

Học giả Roksolana Butynska (2019) định nghĩa HĐLĐ điện tử là một hợp đồng được ký kết giữa NSDLĐ và NLĐ từ xa, không phải bằng giấy mà dưới hình thức điện tử bằng cách sử dụng chữ ký điện tử2. Tương tự, các học giả Menvi và Mikhailova (2025) định nghĩa HĐLĐ điện tử là thỏa thuận giữa người sử dụng lao động (NSDLĐ) và người lao động (NLĐ), được ký kết dưới dạng điện tử bằng công nghệ thông tin - truyền thông,được xác nhận bằng chữ ký điện tử của các bên và có giá trị pháp lý ngang với HĐLĐ bằng văn bản3. Tại Việt Nam, quá trình hoàn thiện khái niệm HĐLĐ được diễn ra đồng bộ và ngày càng hoàn thiện. Dưới góc độ BLLĐ năm 2019, khoản 1 Điều 14 chỉ ra rằng HĐLĐ được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như HĐLĐ bằng văn bản. Mặt khác, dưới góc độ Luật Giao dịch điện tử năm 2023 thì hợp đồng điện tử được định nghĩa là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu4. Đồng thời, các phương tiện điện tử bao gồm phần cứng, phần mềm, hệ thống thông tin hoạt động dựa trên công nghệ kỹ thuật số, quang học, điện từ hoặc công nghệ khác tương tự5. Bước tiến pháp lý quan trọng nhất được thể hiện ở khoản 1 Điều 3 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP quy định về HĐLĐ điện tử thì HĐLĐ điện tử là HĐLĐ được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như HĐLĐ bằng văn bản giấy. Tóm lại, nhìn nhận một cách logic và hệ thống, HĐLĐ điện tử không tạo ra một loại quan hệ pháp luật mới, mà là một cuộc cách mạng về hình thức biểu đạt và phương thức xác lập quan hệ lao động. Vì vậy, có thể đúc kết khái niệm HĐLĐ điện tử như sau: HĐLĐ điện tử là sự thoả thuận giữa NLĐ và NSDLĐ nhằm xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ lao động; được khởi tạo, truyền đưa và lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu thông qua các phương tiện công nghệ số, được xác thực bằng chữ ký điện tử hợp pháp và có giá trị pháp lý, giá trị chứng cứ tương đương với HĐLĐ bằng văn bản truyền thống. Để hiểu sâu sắc khái niệm này, cần phân tích hệ thống các đặc trưng làm nên sự khác biệt của HĐLĐ điện tử so với hợp đồng truyền thống6: Thứ nhất, tính phi vật chất và hình thức thông điệp dữ liệu Khác với hợp đồng giấy có thể cầm nắm, HĐLĐ điện tử tồn tại trong không gian mạng dưới dạng thông điệp dữ liệu. Hình thức này đòi hỏi HĐLĐ phải đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe về tính toàn vẹn (không bị thay đổi trái phép) và khả năng truy cập để có thể sử dụng làm chứng cứ hợp pháp. Thứ hai, phương thức xác thực bằng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số Ý chí thống nhất của các bên không được thể hiện qua chữ ký mực ướt, mà thông qua các thuật toán mã hoá (chữ ký số công cộng, chữ ký điện tử chuyên dùng, sinh trắc học, mã OTP,…). Tính định danh và tính chống chối bỏ của hợp đồng phụ thuộc hoàn toàn vào độ tin cậy của loại chữ ký điện tử được sử dụng. Thứ ba, sự xuất hiện tất yếu của chủ thể thứ ba HĐLĐ truyền thống là mối quan hệ song phương giữa NLĐ và NSDLĐ. Tuy nhiên, HĐLĐ điện tử thường kéo theo sự tham gia của các chủ thể trung gian, đặc biệt là các nhà cung cấp dịch vụ hệ thống, nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số, và các cơ quan lưu trữ dữ liệu quốc gia. Nghị định số 337/2025/NĐ-CP cũng quy định rõ vai trò của “Nhà cung cấp eContract” trong việc định danh chủ thể, gắn dấu thời gian và cấp Mã định danh (ID) thông qua nền tảng HĐLĐ của nhà nước. Thứ tư, tính linh hoạt và phi biên giới HĐLĐ điện tử phá vỡ rào cản về không gian và thời gian. Trong đó, NSDLĐ và NLĐ có thể ở hai quốc gia khác nhau, nhưng vẫn giao kết HĐLĐ ngay lập tức. Điều này hỗ trợ đắc lực cho xu hướng nền kinh tế chia sẻ (Gig economy) và làm việc từ xa. Thứ năm, sự chi phối của lăng kính pháp luật liên ngành Đây là điểm phức tạp nhất về mặt pháp lý của HĐLĐ điện tử. HĐLĐ điện tử không chỉ bị điều chỉnh bởi luật lao động (về quyền, nghĩa vụ, tiền lương), mà còn bị chi phối mạnh mẽ bởi Luật Giao dịch điện tử (về giá trị chứng cứ, kỹ thuật mã hoá), Luật An toàn thông tin mạng và đặc biệt là Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân do việc số hoá hợp đồng chứa đựng rất nhiều dữ liệu nhạy cảm của NLĐ.

2. Các điều kiện có hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử

Như đã phân tích, HĐLĐ điện tử mang bản chất kép, vừa chịu sự điều chỉnh của pháp luật lao động về nội dung quan hệ, vừa bị chi phối bởi pháp luật giao dịch điện tử về phương thức xác lập và giá trị chứng cứ. Khác với HĐLĐ giấy truyền thống, sự tồn tại vật lý của chữ ký và văn bản được thay thế bằng các thuật toán mã hoá và thông điệp dữ liệu. Do đó, để một HĐLĐ điện tử phát sinh hiệu lực trên thực tế, nó không chỉ phải tuân thủ các nguyên tắc có hiệu lực của một HĐLĐ thông thường, mà còn phải vượt qua các hàng rào kỹ thuật khắt khe nhằm bảo đảm tính toàn vẹn, tính xác thực và tính chống chối bỏ. Chính vì vậy, nó đã tạo ra một hệ sinh thái pháp lý đan xen phức tạp giữa luật lao động, luật giao dịch điện tử trên phạm vi toàn cầu. Tại Liên minh châu Âu (EU), khuôn khổ pháp lý nền tảng được thiết lập dựa trên Quy định eIDAS (910/2014) về nhận dạng điện tử và dịch vụ tin cậy, Chỉ thị (EU) 2019/1152 cho phép cung cấp thông tin điều kiện làm việc bằng phương tiện điện tử, và tiên phong nhất là Chỉ thị về Việc làm qua nền tảng số 2024 (Platform Work Directive) thiết lập giả định pháp lý về quan hệ lao động. Dưới sự chi phối của luật EU, Cộng hoà Liên bang Đức đã tiến hành cải cách thông qua Đạo luật Giảm bớt quan liêu lần thứ 4 (BEG IV, áp dụng từ năm 2025) và sửa đổi Đạo luật Chứng minh (Nachweisgesetz), cho phép nới lỏng hình thức văn bản điện tử cho hợp đồng vô thời hạn nhưng vẫn duy trì những yêu cầu khắt khe về việc phải dùng chữ ký điện tử đủ điều kiện (QES) đối với hợp đồng xác định thời hạn. Tại châu Á, Trung Quốc điều chỉnh HĐLĐ điện tử bằng sự kết hợp giữa Bộ luật Dân sự (Điều 469) và Hướng dẫn Giao kết HĐLĐ điện tử do Bộ Nhân lực và An sinh xã hội ban hành năm 2021, đặt ra các tiêu chuẩn kỹ thuật bắt buộc về chữ ký điện tử đáng tin cậy và dấu thời gian theo tiêu chuẩn quốc gia. Trong khi đó, In-đô-nê-xi-a xác lập tính hợp pháp của HĐLĐ điện tử thông qua Điều 1320 Bộ luật Dân sự kết hợp chặt chẽ với Luật Thông tin và giao dịch điện tử (ITE), Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 27/2022 và Luật Tạo việc làm số 6/2023. Qua phân tích pháp luật thế giới và Việt Nam, các điều kiện có hiệu lực của HĐLĐ điện tử được hệ thống hoá thành bốn nhóm trụ cột sau đây: Thứ nhất, điều kiện về hình thức thông điệp dữ liệu và tính toàn vẹn Sự khác biệt cốt lõi của HĐLĐ điện tử là dữ liệu tồn tại ở dạng số. Do đó, để thông điệp dữ liệu có giá trị như văn bản gốc, nó phải đáp ứng tiêu chuẩn khắt khe về tính toàn vẹn và khả năng truy xuất. Tại Trung Quốc quy định nền tảng ký kết phải bảo đảm hợp đồng điện tử chân thực, đầy đủ, chính xác, chống giả mạo và có thể truy xuất nguồn gốc thông qua các công nghệ như chuỗi khối hoặc hệ thống lưu vết7. Thậm chí, sau khi ký kết, NSDLĐ phải thông báo cho NLĐ thông qua tin nhắn điện thoại, WeChat, email hoặc thông báo trên ứng dụng. Nếu NLĐ yêu cầu bản cứng của HĐLĐ điện tử, NSDLĐ phải cung cấp ít nhất một bản sao miễn phí và phải chứng minh sự thống nhất giữa bản giấy và bản điện tử gốc thông qua việc đóng dấu pháp lý của công ty8. Theo EU, để các tài liệu, HĐLĐ điện tử hợp lệ theo Chỉ thị 2019/1152, chúng phải đáp ứng các điều kiện: (i) Thông tin phải có thể truy cập được đối với NLĐ; (ii) NLĐ có thể lưu trữ và in ấn được; (iii) NSDLĐ phải lưu giữ được bằng chứng về việc đã truyền tải hoặc NLĐ đã nhận được tài liệu9. Tương tự như vậy, tại Đức, HĐLĐ điện tử phải là các tài liệu điện tử có thể truy cập được, NLĐ có thể lưu trữ và in ấn, đồng thời, NSDLĐ phải yêu cầu NLĐ xác nhận đã nhận được tài liệu. Tuy nhiên, nếu NLĐ yêu cầu cung cấp bản giấy, NSDLĐ vẫn phải có nghĩa vụ đáp ứng10. Thứ hai, điều kiện về tiêu chuẩn chữ ký điện tử Đây là rào cản kỹ thuật pháp lý mang tính quyết định để xác định sự chấp thuận của các bên đối với HĐLĐ điện tử. Mức độ yêu cầu đối với chữ ký điện tử có sự phân hoá rõ rệt giữa các hệ thống pháp luật. Theo Mục 10A của Đạo luật Công nghệ thông tin năm 2000, Ấn Độ công nhận tính hợp lệ của nhiều hình thức thỏa thuận kỹ thuật số. HĐLĐ điện tử tại Ấn Độ không nhất thiết phải là một tệp dữ liệu được mã hóa phức tạp, mà có thể tồn tại dưới hình thức trao đổi thư điện tử, nhấp chuột để ký, hoặc sử dụng chữ ký số điện tử. Bất kể sử dụng hình thức nào, HĐLĐ điện tử đều được coi là đã giao kết hợp pháp. Tại Đức, chữ ký số đủ điều kiện hợp lệ (QES - Qualified Electronic Signature) phải được cấp dựa trên một chứng chỉ đủ điều kiện bởi các nhà cung cấp dịch vụ tin cậy đã được các cơ quan Chính phủ chỉ định chứng nhận, cụ thể là Cơ quan Mạng lưới Liên bang Đức (Bundesnetzagentur) theo Mục 17 của Đạo luật Dịch vụ Tin cậy (VDG). Đức cũng chấp nhận các chứng chỉ được cấp bởi một dịch vụ khác đã được chứng nhận tại Châu Âu có tên trong Danh sách Dịch vụ Tin cậy của EU (EU Trust Services Dashboard). Bên cạnh các yêu cầu về kỹ thuật và chứng chỉ, chữ ký điện tử đủ điều kiện phải được tạo ra bằng một thiết bị (hoặc phần mềm) tạo chữ ký điện tử đã được chứng nhận chuyên biệt cho mục đích này. Các biện pháp bảo mật này thường yêu cầu người dùng phải trang bị đầu đọc thẻ, thẻ chữ ký và chứng chỉ hợp lệ. Hệ quả pháp lý khi sử dụng sai chữ ký điện tử là các loại chữ ký điện tử đơn giản (như chữ ký scan, hình ảnh) hoặc sử dụng các nền tảng ký số không có chứng nhận QES hợp chuẩn đều không đáp ứng điều kiện thay thế hình thức văn bản tại Đức. Tuy nhiên, từ ngày 01/01/2025, Đức chính thức cho phép số hoá các điều khoản hợp đồng. NSDLĐ có thể cung cấp các điều kiện làm việc thiết yếu dưới hình thức văn bản như email, file PDF, hoặc sử dụng các nền tảng chữ ký điện tử mà không cần phải dùng chữ ký điện tử đủ điều kiện. Nói cách khác, pháp luật Đức phân tách hiệu lực hợp đồng theo loại chữ ký. Với Đạo luật Giảm bớt quan liêu lần thứ 4 (BEG IV), các hợp đồng vô thời hạn được phép sử dụng hình thức văn bản điện tử với chữ ký điện tử thông thường. Còn đối với HĐLĐ xác định thời hạn, thỏa thuận không cạnh tranh sau khi nghỉ việc, hoặc các ngành nghề đặc thù có nguy cơ cao về lao động bất hợp pháp theo Đạo luật Chống lao động chui (SchwarzArbG) (như xây dựng, nhà hàng - khách sạn, vận tải, logistics, chế biến thịt), luật bắt buộc phải sử dụng chữ ký điện tử đủ điều kiện tuân theo tiêu chuẩn eIDAS, phải được chứng nhận bởi các cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp này, nếu các bên chỉ sử dụng chữ ký điện tử đơn giản cho HĐLĐ có thời hạn, điều khoản về thời hạn sẽ bị vô hiệu. Khi này, HĐLĐ này sẽ tự động chuyển thành HĐLĐ không xác định thời hạn. Theo Luật Chữ ký điện tử của Trung Quốc, một chữ ký điện tử được xem là có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay hoặc con dấu nếu nó là một chữ ký điện tử đáng tin cậy. Để được coi là đáng tin cậy và hợp lệ, chữ ký và quá trình ký kết phải đáp ứng các điều kiện như: Một là, sử dụng chứng thư số và khoá bảo mật: Chữ ký điện tử phải hoàn thành bằng cách sử dụng các chứng thư kỹ thuật số và khoá bí mật do các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử được thành lập hợp pháp cấp. Hai là, quyền kiểm soát độc quyền: dữ liệu tạo chữ ký điện tử phải thuộc sở hữu và kiểm soát độc quyền của người ký tại thời điểm ký. Ba là, khả năng phát hiện sự thay đổi: Bất kỳ sự thay đổi nào đối với chữ ký điện tử hoặc nội dung, hình thức của thông điệp dữ liệu sau khi ký đều phải có thể bị phát hiện. Ngoài ra, hợp đồng bắt buộc phải được gắn một dấu thời gian do các cơ quan có thẩm quyền tạo ra, nhằm chứng minh chính xác thời điểm ký và đảm bảo tài liệu đã tồn tại trước thời điểm đó. Khi này, theo Điều 9 Hướng dẫn Giao kết HĐLĐ điện tử năm 2021, hợp đồng sẽ có hiệu lực sau khi người sử dụng lao động và người lao động đã ký bằng chữ ký điện tử đáng tin cậy. Thứ ba, điều kiện về nền tảng giao kết và chứng thực của Nhà nước Một đặc trưng của HĐLĐ điện tử là sự xuất hiện của chủ thể thứ ba dưới dạng nhà cung cấp dịch vụ tin cậy nhằm bảo đảm tính trung lập và khả năng liên thông quản lý. Tại Trung Quốc, chính phủ yêu cầu HĐLĐ điện tử phải được giao kết thông qua các nền tảng quản lý hợp đồng điện tử đáp ứng tiêu chuẩn quốc gia hoặc do Chính phủ xây dựng để bảo đảm an toàn dữ liệu và tuân thủ Luật An ninh mạng11. A-déc-bai-gian cũng yêu cầu hợp đồng phải được đăng ký hoặc thông báo qua hệ thống điện tử của Nhà nước để phát sinh hiệu lực. Thậm chí tại U-dơ-bê-ki-xtan, người sử dụng lao động có thời hạn 3 ngày làm việc để tải thông tin lên hệ thống, và hợp đồng chỉ có giá trị pháp lý sau khi quá trình báo cáo, đăng ký này hoàn tất. Mô hình này ưu tiên sự quản lý chặt chẽ của Nhà nước nhằm chống trốn thuế và bảo đảm an sinh xã hội. Thứ tư, điều kiện về định danh và xác thực sinh trắc học Pháp luật Trung Quốc đưa ra các tiêu chuẩn kỹ thuật rất khắt khe thông qua Hướng dẫn Giao kết HĐLĐ điện tử năm 2021. Để hợp đồng có hiệu lực, nền tảng ký kết phải có khả năng xác minh danh tính và ý chí của các bên ký kết thông qua các phương tiện công nghệ hiện đại. Cụ thể, hệ thống phải thực hiện xác thực thông qua: chứng thư số, xác minh thông tin trên mạng lưới, xác minh nhận dạng sinh trắc học (như nhận diện khuôn mặt, nhận diện vân tay) và mã xác minh qua tin nhắn điện thoại. Đặc biệt, nếu có điều kiện, thẻ an sinh xã hội điện tử cũng được khuyến khích sử dụng để tiến hành xác thực tên thật12. Sự phức tạp của các rào cản kỹ thuật nêu trên tất yếu dẫn đến một nghịch lý trên thực tế: Nếu các bên có thỏa thuận làm việc, có trả lương, nhưng nền tảng giao kết bị lỗi, hoặc dùng sai chuẩn chữ ký điện tử, thì hợp đồng đó có bị tuyên bố vô hiệu toàn bộ không? Từ góc độ lý luận, mục đích tối thượng của pháp luật lao động là bảo vệ quan hệ lao động thực tế. Do đó, việc vi phạm các tiêu chuẩn như sai chuẩn chữ ký hay thiếu dấu thời gian về bản chất chỉ là khiếm khuyết về hình thức, nó làm mất đi giá trị chứng cứ gốc của thông điệp dữ liệu, chứ không thể làm vô hiệu về nội dung hay triệt tiêu các quyền lợi của NLĐ. Thực tiễn tài phán quốc tế đã có những tranh chấp tương tự như tại Đức, Tòa án lao động Berlin (Bản án số 36 Ca 15296/20 ngày 28/09/2021) đã xét xử vụ việc một kỹ thuật viên cơ điện tử ký hợp đồng xác định thời hạn thông qua một phần mềm chữ ký điện tử đơn giản (không đạt chuẩn QES). Tòa án đã phán quyết rằng chữ ký điện tử đơn giản trên HĐLĐ xác định thời hạn là không đủ để đáp ứng yêu cầu nghiêm ngặt về hình thức văn bản theo khoản 4 Điều 14 Đạo luật Việc làm bán thời gian và có thời hạn. Sự khiếm khuyết về tiêu chuẩn chữ ký số không làm vô hiệu toàn bộ quan hệ lao động, mà chỉ làm vô hiệu điều khoản về thời hạn. Hệ quả pháp lý là hợp đồng tự động được chuyển hoá thành HĐLĐ không xác định thời hạn. Cách giải quyết này nhằm phạt NSDLĐ vì lỗi tuân thủ kỹ thuật, đồng thời, bảo vệ quyền lợi lớn cho NLĐ13. Nhìn nhận một cách sâu sắc, hướng giải quyết của Tòa án Đức mang lại một hệ quả kép. Một mặt, nó trừng phạt NSDLĐ vì lỗi cẩu thả, không tuân thủ các quy định kỹ thuật; mặt khác, nó bảo vệ tuyệt đối sự yếu thế của NLĐ dựa trên việc công nhận quá trình làm việc thực tế. Đây là một bài học kinh nghiệm quý giá cho thấy, khi giải quyết tranh chấp HĐLĐ điện tử, cơ quan tài phán không thể áp dụng máy móc pháp luật về giao dịch điện tử để bác bỏ sự tồn tại của quan hệ lao động.

3. Thực trạng quy định của pháp luật Việt Nam về hợp đồng lao động điện tử và kiến nghị hoàn thiện

3.1. Thực trạng pháp luật Việt Nam về điều kiện có hiệu lực và hệ quả pháp lý khi vi phạm

Tương thích với xu thế toàn cầu, Việt Nam đã tạo lập một hành lang pháp lý đồng bộ điều chỉnh HĐLĐ điện tử thông qua sự kết hợp giữa BLLĐ năm 2019 (Điều 14), Luật Giao dịch điện tử năm 2023 (Điều 34, 35, 36) và đặc biệt là Nghị định số 337/2025/NĐ-CP ngày 24/12/2025 của Chính phủ về Quy định về hợp đồng lao động điện tử (sau đây gọi là Nghị định số 337/2025/NĐ-CP). Pháp luật Việt Nam hiện nay tiếp cận HĐLĐ điện tử theo hướng kiểm soát rủi ro kỹ thuật khá khắt khe, thể hiện qua các điều kiện sau: Về hình thức và chữ ký, khoản 1 Điều 14 BLLĐ năm 2019 công nhận HĐLĐ điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu có giá trị như hợp đồng bằng văn bản. Theo Luật Giao dịch điện tử năm 2023, thông tin trong thông điệp dữ liệu chỉ có giá trị như bản gốc khi bảo đảm tính toàn vẹn kể từ khi khởi tạo lần đầu (không bị thay đổi trái phép) và có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh để tham chiếu14. Tuy nhiên, để phát sinh hiệu lực, Nghị định số 337/2025/NĐ-CP bắt buộc cả NLĐ và NSDLĐ đều bắt buộc phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian (để xác nhận chính thời điểm ký, chống lùi ngày) theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử15. Căn cứ vào Luật Giao dịch điện tử năm 2023, chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng. Hệ thống thuật toán này bao gồm một cặp khoá có quan hệ toán học chặt chẽ với nhau gồm khoá bí mật (được chủ thể nắm giữ và dùng để tạo chữ ký số) và khoá công khai (được cung cấp cho các đối tác để kiểm tra, xác thực chữ ký số đó). Bản chất của chữ ký số là nhằm bảo đảm ba yếu tố cốt lõi của một thông điệp dữ liệu bao gồm: tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ16. Về nền tảng chứng thực và định danh sinh trắc, theo Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP việc giao kết không được thực hiện trên các phần mềm nội bộ thuần túy, mà phải thông qua phần mềm eContract của Nhà cung cấp có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy. Hợp đồng phải được nhà cung cấp eContract chứng thực trước khi gửi đi. Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, hợp đồng bắt buộc phải được nhà cung cấp eContract gửi về nền tảng HĐLĐ điện tử (do Bộ Nội vụ quản lý) để được gắn mã định danh (ID) duy nhất. Chính vì vậy, HĐLĐ điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm hội tụ đủ 3 yếu tố kỹ thuật: (1) Bên sau cùng thực hiện ký số; (2) Dấu thời gian được gắn kèm chữ ký số của các bên và (3) Nhà cung cấp dịch vụ eContract thực hiện chứng thực thông điệp dữ liệu vào hợp đồng. Ngoài ra, Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ-CP đã mở ra một ngoại lệ quan trọng: hiệu lực tính từ thời điểm bên sau cùng ký số và được chứng thực, “trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác”. Khoản 2 Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP yêu cầu NLĐ và NSDLĐ phải được định danh thông qua các giấy tờ hợp lệ (như thẻ căn cước, tài khoản định danh điện tử VneID mức độ 2, hộ chiếu còn hạn,…). Hệ thống eContract phải có công nghệ đối chiếu sự khớp đúng giữa dữ liệu sinh trắc học của người ký (vân tay, khuôn mặt, mống mắt,…) với giấy tờ tùy thân để đảm bảo xác thực chính xác danh tính. Đồng thời, có các biện pháp kỹ thuật xác nhận các bên đã đồng ý với các nội dung trong hợp đồng. Cần có quyết định thành lập, hoặc quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đầu tư, kinh doanh. Đồng thời, người đại diện theo pháp luật của tổ chức đó cũng phải xuất trình các giấy tờ tuỳ thân tương tự như điều kiện đối với cá nhân. Có thể nói, sự chuyển dịch từ HĐLĐ giấy truyền thống sang HĐLĐ điện tử đã làm nảy sinh những dạng thức tranh chấp lao động mới, tập trung chủ yếu vào tính xác thực của chữ ký điện tử, sự toàn vẹn của dữ liệu và sự tự nguyện trong giao kết. Tuy nhiên, thực tiễn đặt ra câu hỏi: Nếu một HĐLĐ vi phạm các tiêu chuẩn khắt khe trên, ví dụ: ký bằng file PDF thông thường, ký ảnh scan không qua nền tảng eContract, hoặc thiếu dấu thời gian, thì hợp đồng đó có bị vô hiệu không? Đối chiếu với hệ thống pháp luật Việt Nam, sự khiếm khuyết về mặt kỹ thuật của HĐLĐ điện tử như công ty ký bằng file PDF thông thường, ký bằng hình ảnh chữ ký không qua nền tảng eContract có giấy phép, thiếu dấu thời gian theo Nghị định số 337/2025/NĐ-CP, tác giả cho rằng không bị coi là HĐLĐ vô hiệu vì các lý do sau: Thứ nhất, BLLĐ không quy định vô hiệu do vi phạm hình thức Những khiếm khuyết kỹ thuật nêu trên thực chất chỉ là việc không tuân thủ triệt để các tiêu chuẩn kỹ thuật. Dưới góc độ luật lao động, đây thuần tuý là sự vi phạm về điều kiện hình thức của hợp đồng, chứ không phải vi phạm về năng lực chủ thể, sự tự nguyện hay nội dung thỏa thuận. Triết lý của pháp luật lao động là bảo vệ quan hệ lao động trên thực tế. Chính vì vậy, Điều 49 BLLĐ năm 2019 quy định về HĐLĐ chỉ bị vô hiệu khi vi phạm về nội dung hoặc vi phạm về thẩm quyền, ý chí. BLLĐ hoàn toàn không có quy định nào cho phép tòa án tuyên bố một HĐLĐ vô hiệu chỉ vì nó sai sót về mặt hình thức kỹ thuật.

Thứ hai, việc không thoả mãn điều kiện chỉ làm mất giá trị chứng cứ theo Luật Giao dịch điện tử Theo Điều 9, Điều 10, Điều 11 Luật Giao dịch điện tử năm 2023, để một thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý như bản gốc và dùng làm chứng cứ, nó phải bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng truy xuất. Nếu HĐLĐ không tuân thủ các chuẩn mực mã hoá, hệ quả pháp lý không phải là vô hiệu quan hệ lao động mà là văn bản điện tử đó bị khước từ giá trị pháp lý và mất đi giá trị chứng cứ trước tòa án. Thứ ba, sự công nhận quan hệ lao động thực tế Khoản 1 Điều 13 BLLĐ năm 2019 quy định rõ rằng dù hai bên thỏa thuận bằng hình thức nào hay tên gọi khác, nhưng nếu trên thực tế có nội dung thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì vẫn được pháp luật công nhận là có tồn tại quan hệ lao động. Do đó, khi HĐLĐ điện tử bị lỗi kỹ thuật, nhưng NLĐ vẫn đi làm và nhận lương, quan hệ lao động đó vẫn hoàn toàn hợp pháp và không hề bị vô hiệu. Từ những luận điểm trên, khi thụ lý một vụ án tranh chấp lao động mà HĐLĐ điện tử không thoả mãn các điều kiện kỹ thuật, Tòa án và các cơ quan giải quyết tranh chấp sẽ không tuyên bố HĐLĐ điện tử vô hiệu. Trong trường hợp này, Tòa án hoặc Thanh tra lao động sẽ xác định có tồn tại quan hệ lao động thực tế, nhưng hình thức HĐLĐ điện tử hoàn toàn sai quy chuẩn, cơ quan nhà nước sẽ yêu cầu các bên tiến hành giao kết lại HĐLĐ mới để khắc phục sai sót về mặt hình thức. Quyền lợi của NLĐ trong khoản thời gian làm việc trước khi ký lại hợp đồng vẫn được tính cộng dồn để hưởng thâm niên và bảo hiểm xã hội.

3.2. Một số kiến nghị hoàn thiện pháp luật

Có thể khẳng định, Nghị định số 337/2025/NĐ-CP là một bước tiến đột phá, tạo thành hành lang pháp lý vững chắc cho việc quản lý tập trung HĐLĐ điện tử thông qua nền tảng quốc gia do Bộ Nội vụ quản lý. Tuy nhiên, Nghị định này đang tiếp cận theo hướng kiểm soát kỹ thuật tối đa, dẫn đến một số điểm nghẽn và hạn chế nhất định: Thứ nhất, phân cấp điều kiện về chữ ký điện tử dựa trên mức độ rủi ro của giao dịch lao động Hiện nay, khoản 2 Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP yêu cầu NSDLĐ và NLĐ bắt buộc phải có chữ ký số và dịch vụ cấp dấu thời gian để giao kết HĐLĐ điện tử. Điều này tạo ra sự an toàn tuyệt đối nhưng lại gây rào cản về chi phí và tính khả thi đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các giao dịch dân sự đơn giản. Dựa trên kinh nghiệm của EU và eIDAS của EU và Đức, pháp luật của Việt Nam có thể sửa đổi, bổ sung các quy định hướng dẫn theo hướng phân loại mức độ rủi ro của HĐLĐ và các thỏa thuận có liên quan. Theo đó, có thể cho phép sử dụng các hình thức xác thực điện tử thông thường (như eKYC, email nội bộ, OTP, DocuSign đơn giản) đối với các thỏa thuận ít rủi ro. Việc bắt buộc sử dụng chữ ký số và kết nối qua nền tảng eContract có cấp mã ID chỉ nên áp dụng đối với các giao dịch trọng yếu như giao kết HĐLĐ ban đầu, phụ lục thay đổi lương. Thứ hai, thiết lập quy chuẩn nghiêm ngặt về Nhật ký kiểm toán (Audit Log) và Dấu thời gian (Timestamp) Thực tế, chuỗi toàn vẹn của chứng cứ điện tử là cốt lõi để giải quyết tranh chấp. Doanh nghiệp không nên chỉ lưu trữ file PDF thuần tuý. Cần quy định bắt buộc các nền tảng eContract tại Việt Nam (kết nối qua API với Bộ Nội vụ) phải cung cấp nhật ký giao dịch chứa: địa chỉ IP, thiết bị, phương thức xác thực (VneID, OTP), và dấu thời gian đáng tin cậy. Thứ ba, thiết lập thủ tục giao kết hợp đồng đối với các chủ thể đặc thù Việc xác thực sinh trắc học và chữ ký số là bất khả thi đối với các chủ thể đặc thù như NLĐ dưới 15 tuổi (phải ký qua người đại diện), hoặc giao kết thông qua uỷ quyền nhóm. Theo đó, cần bổ sung quy trình xác thực định danh điện tử đặc thù dành cho người giám hộ hợp pháp của lao động chưa thành niên hoặc người được uỷ quyền của nhóm lao động, bảo đảm tính chính xác mà không vi phạm pháp luật lao động. Thứ tư, quy định hệ quả pháp lý đối với việc sử dụng chữ ký điện tử không hợp pháp Hiện nay, các quy định về chế tài xử lý vi phạm HĐLĐ điện tử do NSDLĐ hoặc NLĐ gây ra vẫn đang còn bỏ ngỏ. Việc sử dụng chữ ký trong HĐLĐ điện tử là vấn đề cốt lõi nhằm xác nhận ý chí tự nguyện của các bên. Do đó, pháp luật cần bổ sung minh thị các quy định về hệ quả pháp lý đối với các chủ thể liên quan khi sử dụng chữ ký điện tử không hợp pháp nhằm giúp cho các tranh chấp liên quan có hướng giải quyết. Thứ năm, xác định rõ trách nhiệm pháp lý của các bên trung gian công nghệ Hiện nay, sự thiếu vắng các quy định về trách nhiệm của bên thứ ba cung cấp dịch vụ công nghệ đang là một điểm nghẽn. Nhiều doanh nghiệp thực hiện ký và lưu trữ hợp đồng qua các nền tảng phần mềm hoặc điện toán đám mây. Do đó, cần có một khung pháp lý xác định rõ trách nhiệm của các nhà cung cấp dịch vụ trung gian này trong việc đảm bảo an toàn dữ liệu, nghĩa vụ lưu trữ và trách nhiệm cung cấp dữ liệu minh bạch khi có tranh chấp phát sinh.

Kết luận: Có thể khẳng định, sự xuất hiện của HĐLĐ điện tử không đơn thuần là việc số hoá một văn bản vật lý, mà là một bước chuyển mình mang tính kiến tạo của hệ thống pháp lý nhằm đáp ứng các phương thức vận hành kiểu mới của thị trường lao động. Nó đã vượt ra khỏi mô hình HĐLĐ truyền thống để trở thành một hệ quy chiếu phức hợp đa chiều với sự xuất hiện của bên thứ ba. Pháp luật Việt Nam đang đi đúng quỹ đạo khi đưa HĐLĐ vào luồng quản trị rủi ro trên nền tảng kỹ thuật có xác thực quốc gia. Mặc dù vậy, để thực thi hoá điều kiện hiệu lực vào thực tế mà không bóp nghẹt thị trường đòi hỏi các nhà lập pháp cần sớm quy chuẩn hoá tính tương xứng. Đến cuối cùng, hệ thống hoá điều kiện hiệu lực của HĐLĐ điện tử một cách tường minh, khả thi chính là chốt chặn quan trọng nhất để đưa việc xác lập quan hệ lao động vào kỷ nguyên kỹ thuật số./.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Nguyễn Hữu Chí (2023), Hợp đồng lao động điện tử - Từ quy định đến thực tiễn thực hiện, Tạp chí Luật học, số 3, tr. 60 - 69.

2. Bộ Nhân lực và An sinh Xã hội Trung Quốc (MOHRSS) (2021), Hướng dẫn Giao kết hợp đồng lao động điện tử.

3. Chính phủ Cộng hòa Liên bang Đức (1995), Đạo luật về việc chứng minh các điều kiện thiết yếu của quan hệ lao động (Nachweisgesetz - NachwG).

4. Chính phủ Cộng hòa Liên bang Đức (2024), Đạo luật Giảm bớt quan liêu lần thứ 4 (BEG IV).

5. Meniv L. D., Mikhailova S.I. (2025), Electronic Labor Contract: Prospects and Problems of Implementation, Analytical and Comparative Jurisprudence, 2(6).

6. Nghị viện Châu Âu và Hội đồng Châu Âu (2019), Chỉ thị (EU) 2019/1152 ngày 20/6/2019 về các điều kiện làm việc minh bạch và có thể dự đoán được tại Liên minh Châu Âu.

7. Nghị viện Châu Âu và Hội đồng Châu Âu (2014), Quy định (EU) số 910/2014 ngày 23/7/2014 về nhận dạng điện tử và dịch vụ tin cậy cho các giao dịch điện tử trong thị trường nội khối và bãi bỏ Chỉ thị 1999/93/EC.

8. Roksolana Butynska (2019), The Impact of Digital Technology on Labour Law: Challenges and Goals, The Issues of Civil Law, Commercial Law, Labour Law and Social Security Law of Ukraine, No.3