BẢO ĐẢM QUYỀN CỦA CÔNG CHỨC LÀM CÔNG TÁC HỘ TỊCH TRONG BỐI CẢNH TÁI CẤU TRÚC HỆ THỐNG PHÁP LUẬT VÀ CHUYỂN ĐỔI SỐ

ENSURING THE RIGHTS FOR JUDICIAL - CIVIL STATUS OFFICIALS IN THE CONTEXT OF THE LEGAL SYSTEM RESTRUCTURE AND DIGITAL TRANSFORMATION

Abstract: Judicial and civil status officials are the personnel directly performing official duties in the field of civil status, contributing to the assurance of human rights and citizens’ rights and the enhancement of the quality of administrative services at the grassroots level. In the context of building a socialist rule of-law state in Vietnam, with current urgent task and priority placed on legal system restructure and promotion of digital transformation, ensuring working conditions for this group has become a crucial element to meet the demands of reforming state management methods and providing public services. The Law on Civil Status in 2026 provides relatively comprehensive regulations regarding the duties, competence, and official service regime for judicial and civil status officials; however, as the law has been recently enacted but not yet taken in to effect, there are certain aspects require further refinement during the implementation process. In particular, the limitations regarding institutional frameworks, human resources, digital infrastructure, inter-agency coordination, and support mechanisms in the process of performing official duties still affect the efficiency of public service delivery, especially with the requirements of digital transformation and digital system operation at the local government. Therefore, this article uses methods of analysis, synthesis, legal comparison, and review to clarify the theoretical and legal foundations to ensure the essential conditions for judicial and civil status officials to perform their duties; as well as, analyzes inadequacies in legal regulations and implementation within the context of digital transformation in order to propose solutions to improve the legal framework and enhance the effectiveness of ensuring the conditions required for these officials to carry out their work. The study results contribute to clarification of requirement of improving regulations and implementation with the aim to enhance civil status activity, meeting administrative reform and digital transformation in Vietnam. Keywords: Civil servants performing civil status registration duties; conditions for the performance of official duties; digital transformation; civil status; administrative reform. Date of receipt: 20/4/2026 Date of revision: 10/6/2026 Date of approval: 16/7/2026

Đặt vấn đề: Yêu cầu bảo đảm quyền con người, quyền công dân ở Việt Nam không chỉ được đặt ra ở tầm chính sách vĩ mô, mà còn thể hiện trực tiếp qua chất lượng thực thi công vụ ở cơ sở. Đối với mỗi cá nhân, việc được dễ dàng tiếp cận các dịch vụ công về đăng ký và quản lý hộ tịch một cách chính xác, kịp thời là điều kiện nền tảng để xác lập, thực hiện và bảo vệ các quyền nhân thân, quyền dân sự cơ bản đã được khẳng định trong Hiến pháp và pháp luật. Trong đó, chất lượng các dịch vụ công lại phần lớn phụ thuộc vào hiệu quả hoạt động của đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch và có mối liên hệ mật thiết đến việc bảo đảm quyền của người dân trong đời sống pháp lý hằng ngày. Luật Hộ tịch năm 2014 đã tạo bước chuyển biến quan trọng trong việc chuẩn hóa hoạt động đăng ký, quản lý hộ tịch, đồng thời đặt nền tảng cho việc xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Trên cơ sở kế thừa tinh thần này, Luật Hộ tịch năm 2026 tiếp tục thể hiện chuyển đổi số trở thành yêu cầu tất yếu của quản trị nhà nước, công chức làm công tác hộ tịch không chỉ thực hiện thủ tục theo phương thức truyền thống mà còn phải tiếp nhận, xử lý, đối chiếu và khai thác dữ liệu trên môi trường điện tử, môi trường số. Sự thay đổi này tất yếu dẫn đến yêu cầu bảo đảm quyền, điều kiện làm việc và năng lực thực thi hành công vụ của đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch và do đó, vấn đề này cần phải được tiếp cận như một nội dung quan trọng trong quá trình tái cấu trúc hệ thống pháp luật và cải cách hành chính2. Thực tiễn triển khai công tác hộ tịch ở cấp cơ sở đã cho thấy, công chức làm công tác hộ tịch là lực lượng trực tiếp tiếp xúc với người dân trong các thủ tục hành chính hàng ngày như đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn, thay đổi, cải chính hộ tịch, ghi chú hộ tịch và cấp trích lục hộ tịch. Bên cạnh nhiệm vụ chuyên môn đăng ký và quản lý hộ tịch, đội ngũ này còn triển khai nhiều hoạt động hành chính tư pháp khác, như phổ biến, giáo dục pháp luật, chứng thực, hòa giải ở cơ sở và tham mưu cho chính quyền cấp xã giải quyết, xử lý nhiều vấn đề pháp lý phát sinh tại địa phương. Với khối lượng công việc ngày càng lớn, tính chất công việc khá phức tạp và yêu cầu phục vụ ngày càng cao, nên cần phải nhìn nhận quyền của công chức làm công tác hộ tịch không chỉ là quyền hạn của công chức theo luật định, mà cần coi đó như những bảo đảm nghề nghiệp gắn với đặc thù vị trí việc làm.

1. Cơ sở lý luận, chính trị pháp lý và địa vị của công chức làm công tác hộ tịch trong bối cảnh tái cấu trúc hệ thống pháp luật và chuyển đổi số

Xét một cách khái quát nhất, tái cấu trúc hệ thống pháp luật nói chung hay pháp luật về đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác hộ tịch nói riêng cần được hiểu là quá trình sắp xếp, tinh gọn bộ máy cán bộ và hoàn thiện các quy định, văn bản quy phạm pháp luật nhằm tạo hành lang pháp lý thống nhất, đồng bộ và có tính kiến tạo phát triển, làm cho bộ máy này vừa tinh gọn, vừa hiệu quả cao. Để đưa pháp luật trở thành lợi thế cạnh tranh quốc gia, quá trình này cần được tiến hành toàn diện trên cơ sở các định hướng mang tính cốt lõi gồm: (i) Cấu trúc hệ thống pháp luật được xác định theo thứ bậc từ các nguồn luật, bao gồm hệ thống văn bản quy phạm pháp luật; (ii) Xác định rõ quy phạm pháp luật công và quy phạm pháp luật tư trong xây dựng pháp luật; (iii) Tiến hành tổng rà soát hệ thống văn bản quy phạm pháp luật Việt Nam; tuyệt đối không để cài cắm lợi ích, tác động tiêu cực đến cấu trúc hệ thống pháp luật; đổi mới mạnh mẽ công tác hợp nhất văn bản quy phạm pháp luật theo hướng văn bản hợp nhất là căn cứ chính thức trong viện dẫn và áp dụng pháp luật, được trình và đăng tải đồng thời với văn bản quy phạm pháp luật sửa đổi, bổ sung3. Trên tinh thần đó, việc nghiên cứu, đánh giá về đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch cần được đặt trong tổng thể các vấn đề mang tính lý luận, chính trị pháp lý và thực tiễn Việt Nam trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra ngày càng mạnh mẽ. Thứ nhất, công chức làm công tác hộ tịch là chủ thể thực thi công vụ ở cấp cơ sở, đồng thời là chủ thể chuyên môn trong lĩnh vực hành chính tư pháp. Về phương diện tổ chức, họ thuộc đội ngũ công chức cấp xã, chịu sự quản lý trực tiếp của Ủy ban nhân dân cấp xã và sự hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của cơ quan tư pháp cấp trên. Về phương diện chức năng, họ trực tiếp tham mưu, tiếp nhận và xử lý nhiều thủ tục liên quan đến tình trạng nhân thân của cá nhân, trong đó đăng ký hộ tịch là nhóm nhiệm vụ có tác động trực tiếp đến quyền con người, quyền công dân4 mà trong đó tiêu biểu là quyền được khai sinh, quyền kết hôn, quyền nhận cha mẹ con, quyền giám hộ, quyền được xác định/xác định lại dân tộc, quyền khai tử... Đó là các quyền nhân thân cơ bản của con người không những được quy định trong Hiến pháp5, pháp luật Việt Nam mà còn được khẳng định trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên6. Địa vị pháp lý của công chức làm công tác hộ tịch, vì vậy có tính chất kép. Một mặt, họ phải tuân thủ các nguyên tắc chung của chế độ công vụ như tận tụy, liêm chính, khách quan, đúng thẩm quyền và chịu trách nhiệm về việc thực hiện nhiệm vụ. Mặt khác, do đặc thù công việc gắn với các sự kiện hộ tịch, dữ liệu nhân thân và các tình huống pháp lý nhạy cảm, họ cần được bảo đảm những quyền nghề nghiệp riêng để thực hiện nhiệm vụ một cách chính xác, an toàn và hiệu quả. Nếu chỉ nhấn mạnh nghĩa vụ và trách nhiệm mà không đồng thời bảo đảm quyền, điều kiện làm việc và năng lực chuyên môn, cơ chế công vụ sẽ khó vận hành theo hướng chuyên nghiệp và bền vững. Thứ hai, hoạt động chuyên môn của công chức làm công tác hộ tịch được đặt trên nền tảng pháp luật chuyên ngành về hộ tịch. Trong đó, Luật Hộ tịch năm 2014 trước đây và Luật hộ tịch năm 2026 đã có các quy định về phạm vi các việc hộ tịch7, nguyên tắc đăng ký hộ tịch8, thẩm quyền9, thủ tục đăng ký hộ tịch10, cơ sở dữ liệu hộ tịch11 và quản lý nhà nước về hộ tịch12. Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 31/12/2015 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch năm 2014 và Nghị định số 07/2025/NĐ-CP ngày 09/01/2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định trong lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, đã quy định rõ một số nội dung về trình tự, thủ tục, hồ sơ đăng ký hộ tịch và trách nhiệm tổ chức thực hiện trong lĩnh vực này13. Tới đây, Nghị định quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch năm 2026 được ban hành bên cạnh việc quy định chi tiết về trình tự, thủ tục, hồ sơ đăng ký hộ tịch còn quy định điều kiện, tiêu chuẩn của người làm công tác hộ tịch bảo đảm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao tại Luật Hộ tịch năm 2016. Các quy định đó tạo cơ sở để công chức làm công tác hộ tịch thực hiện quyền năng công vụ, đồng thời là căn cứ xác định trách nhiệm pháp lý khi giải quyết hồ sơ hộ tịch. Tuy nhiên, xét theo nghĩa rộng, thì quyền của công chức làm công tác hộ tịch không chỉ được hiểu là quyền công vụ khi giải quyết thủ tục hành chính, trong đó có quyền yêu cầu người dân cung cấp đầy đủ hồ sơ, giấy tờ theo quy định, quyền kiểm tra thông tin hay quyền từ chối giải quyết khi hồ sơ không đủ điều kiện. Đó mới chỉ là quyền của công chức khi thực thi công vụ, bảo đảm giải quyết công việc đúng quy trình, thủ tục. Ở khía cạnh khác, quyền của công chức làm công tác hộ tịch còn bao gồm quyền được bảo đảm điều kiện làm việc, quyền được đào tạo, bồi dưỡng, quyền được bảo vệ (thân thể, tính mạng, danh dự, nhân phẩm) khi thi hành công vụ, quyền được tiếp cận thông tin nghiệp vụ, được tham gia đóng góp ý kiến vào quá trình hoàn thiện quy trình chuyên môn. Cách tiếp cận này phù hợp với yêu cầu xây dựng nền công vụ chuyên nghiệp, trong đó hiệu quả phục vụ người dân phụ thuộc không nhỏ vào mức độ bảo đảm quyền và điều kiện làm việc của chính người thực thi công vụ. Thứ ba, trong bối cảnh chuyển đổi số, công chức làm công tác hộ tịch trở thành mắt xích quan trọng trong quản trị dữ liệu hộ tịch. Việc xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và mở rộng dịch vụ công trực tuyến làm thay đổi căn bản phương thức xử lý hồ sơ. Công chức làm công tác hộ tịch không chỉ kiểm tra giấy tờ, ghi sổ và cấp trích lục như trước đây, mà còn phải đối chiếu dữ liệu, xử lý thông tin trên phần mềm, bảo đảm tính chính xác, an toàn và cập nhật của dữ liệu điện tử. Nghị định số 18/2026/NĐ-CP đã thể hiện rõ định hướng cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp, trong đó có những nội dung liên quan đến lĩnh vực hộ tịch14. Sự dịch chuyển này tạo ra cơ hội lớn để giảm giấy tờ, rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục và nâng cao mức độ hài lòng của người dân nhưng cũng phát sinh áp lực mới đối với đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch. Nếu không được đào tạo, bồi dưỡng đầy đủ về kỹ năng số, không được cung cấp hệ thống ổn định, không có cơ chế hỗ trợ khi dữ liệu sai lệch hoặc hệ thống kỹ thuật gặp sự cố, thì công chức làm công tác hộ tịch rất dễ rơi vào tình trạng vừa phải chịu trách nhiệm hành chính, vừa thiếu công cụ thực tế để hoàn thành nhiệm vụ. Do đó, bảo đảm quyền của công chức trong môi trường số chính là điều kiện để bảo đảm chất lượng, tính minh bạch, sự an toàn pháp lý của hoạt động hộ tịch. Thứ tư, bảo đảm quyền của công chức làm công tác hộ tịch có ý nghĩa vượt ra ngoài phạm vi quyền lợi của một nhóm chủ thể trong bộ máy nhà nước. Đây là một yếu tố cấu thành chất lượng quản trị công ở cơ sở. Khi công chức có đủ năng lực, điều kiện và cơ chế bảo vệ cần thiết, việc giải quyết thủ tục hộ tịch sẽ chính xác hơn, thân thiện hơn và ít rủi ro hơn. Ngược lại, khi đội ngũ này thiếu điều kiện làm việc, thiếu đào tạo, bồi dưỡng hoặc thiếu sự hỗ trợ pháp lý, những hạn chế đó có thể chuyển hóa thành sự chậm trễ, sai sót hoặc thái độ phục vụ thiếu chuyên nghiệp. Vì vậy, bảo đảm quyền của công chức làm công tác hộ tịch cũng là một phương thức gián tiếp nhưng thiết thực để bảo đảm quyền con người15, quyền công dân. Một cách khái quát nhất, bảo đảm quyền của công chức làm công tác hộ tịch là việc Nhà nước thông qua hệ thống pháp luật, cơ chế tổ chức thực hiện và các điều kiện cần thiết về tổ chức, nhân lực, tài chính, cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật và các biện pháp bảo vệ nhằm tạo điều kiện để công chức làm công tác hộ tịch thực hiện đầy đủ các quyền theo quy định của pháp luật, góp phần bảo đảm việc thực hiện công vụ hiệu quả và phục vụ Nhân dân.

2. Thực trạng bảo đảm thực hiện quyền của công chức làm công tác hộ tịch

Thứ nhất, về sự thống nhất và đồng bộ trong các quy định pháp luật về quyền của công chức làm công tác hộ tịch: hiện nay, các quyền của công chức được quy định chung trong các văn bản quy phạm pháp luật về cán bộ, công chức16; tiêu chuẩn, nhiệm vụ của công chức cấp xã được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật về chính quyền địa phương17; còn nhiệm vụ chuyên môn/ chuyên ngành lại được điều chỉnh Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành. Luật Hộ tịch năm 2026 bên cạnh việc ghi nhận các quyền của công chức làm công tác hộ tịch đã giao cho Chính phủ quy định rà soát, kiện toàn người làm công tác hộ tịch; quy định điều kiện, tiêu chuẩn của người làm công tác hộ tịch bảo đảm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao tại Luật Hộ tịch18, nhưng Luật cũng chưa quy định về cơ chế bảo đảm quyền của công chức làm công tác hộ tịch một cách đầy đủ. Cách quy định này tuy cũng tạo được nền tảng pháp lý cần thiết, nhưng chưa làm rõ đầy đủ các quyền bảo đảm gắn với đặc thù nghề nghiệp của người làm công tác hộ tịch, nhất là trong điều kiện chuyển đổi số19. Tổng quan chung, hành lang pháp lý về quyền của công chức làm công tác hộ tịch còn khá tản mạn, chưa được thiết kế như một chỉnh thể đồng bộ, thống nhất. Hệ quả là nhiều vấn đề quan trọng vẫn được xử lý chủ yếu theo kinh nghiệm quản lý địa phương. Chẳng hạn, việc bố trí nhân sự hỗ trợ, trang bị máy tính, đường truyền, thiết bị lưu trữ, phân quyền truy cập hệ thống, đào tạo phần mềm hoặc hỗ trợ kỹ thuật khi phát sinh lỗi thường phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng địa phương. Khi thiếu chuẩn mực thống nhất, quyền được bảo đảm điều kiện làm việc của công chức làm công tác hộ tịch khó được đánh giá, giám sát và bảo vệ như một tiêu chí bắt buộc của chất lượng công vụ. Thứ hai, quy định về tiêu chuẩn và điều kiện làm việc của công chức làm công tác hộ tịch chưa theo kịp yêu cầu thực tiễn. Trong nhiều năm, yêu cầu chuẩn hóa đối với công chức làm công tác hộ tịch tuy đã được đặt ra, nhưng khoảng cách giữa quy định pháp luật và điều kiện triển khai trên thực tế vẫn còn đáng kể. Tại một số địa bàn có khối lượng hồ sơ lớn, dân cư biến động nhanh hoặc phát sinh nhiều vụ việc hộ tịch có yếu tố nước ngoài, nhưng số lượng công chức làm công tác hộ tịch chuyên trách còn rất hạn chế. Do phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ khác nhau cũng như do tính cấp thiết của các công việc được giao, nên công chức làm công tác hộ tịch ít hoặc không có thời gian để nghiên cứu nâng cao năng lực trình độ chuyên môn nói chung và công tác hộ tịch nói riêng. Trong môi trường số, hạn chế về năng lực và điều kiện làm việc của công chức làm công tác hộ tịch càng bộc lộ rõ hơn. Để giải quyết tốt các yêu cầu đăng ký hộ tịch của người dân, công chức làm công tác hộ tịch không chỉ cần am hiểu về pháp luật hộ tịch, mà còn phải có kiến thức và sự hiểu biết nhất định về các lĩnh vực liên quan (như phong tục tập quán, văn hoá, lịch sử, tôn giáo, tín ngưỡng…). Vì hộ tịch liên quan rất nhiều đến các lĩnh vực này, nếu không có kiến thức, hiểu biết nhất định thì khó có thể hoàn thành nhiệm vụ. Mặt khác, công chức làm công tác hộ tịch cũng phải có kỹ năng vận hành/sử dụng thành thạo phần mềm, xử lý dữ liệu, nhận diện sai lệch thông tin, bảo đảm an toàn thông tin và hướng dẫn người dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến. Do đó, từ quy định về điều kiện, tiêu chuẩn đến hoạt động đào tạo, bồi dưỡng nếu chỉ dừng lại ở phổ biến văn bản mà thiếu thực hành, thiếu liên hệ thực tế hoặc hiểu biết sâu rộng về mỗi tình huống phát sinh, thì đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch khó có thể đáp ứng yêu cầu trong quá trình chuyển đổi số một cách thực chất. Khi đó, số hóa có nguy cơ trở thành yêu cầu làm tăng thêm áp lực công việc thay vì tạo ra sự thuận tiện cho đội ngũ này. Thứ ba, cơ chế phối hợp và liên thông dữ liệu giữa hộ tịch với các cơ quan liên quan còn chưa thật sự thông suốt. Lĩnh vực hộ tịch có mối liên hệ chặt chẽ với các lĩnh vực khác như cư trú, căn cước, bảo hiểm, giáo dục, y tế, thống kê và an sinh xã hội…, là những lĩnh vực đều sử dụng dữ liệu nhân thân của công dân. Vì vậy, tính chính xác của các thông tin, dữ liệu hộ tịch có ảnh hưởng đến hầu hết các thủ tục của các lĩnh vực khác liên quan đến con người, đồng thời dữ liệu từ các lĩnh vực khác cũng tác động trở lại để “kiểm chứng” đối với thông tin, dữ liệu hộ tịch. Luật Cư trú năm 2020 được sửa đổi, bổ sung năm 2025 đã tạo ra bước đột phá trong công tác quản lý dân cư từ quản lý cư trú bằng sổ giấy sang quản lý bằng dữ liệu điện tử. Qua đó cũng đặt ra yêu cầu chia sẻ thông tin, dữ liệu và kết nối chặt chẽ thường xuyên hơn hơn giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch và Cơ sở dữ liệu cư trú của công dân20. Trên thực tế, khi dữ liệu giữa các ngành, lĩnh vực chưa đồng bộ, thông suốt, thì người trực tiếp giải thích, hướng dẫn và xử lý vướng mắc thường là công chức cấp cơ sở. Nếu không có quy trình phối hợp rõ ràng, không có đầu mối hỗ trợ kỹ thuật hoặc cơ chế xác định trách nhiệm khi dữ liệu sai lệch, công chức làm công tác hộ tịch có thể phải gánh áp lực vượt quá thẩm quyền thực tế của mình. Điều này cho thấy, quyền được yêu cầu phối hợp, quyền được hỗ trợ và quyền được bảo vệ trước rủi ro phát sinh từ hệ thống dữ liệu cần được quy định rõ hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho công chức cấp cơ sở nói chung, hộ tịch nói riêng hoàn thành nhiệm vụ. Thứ tư, nhiều quy định pháp luật hiện hành còn thiên về kiểm soát trách nhiệm hơn là bảo đảm điều kiện thực thi. Việc quản lý công chức tất nhiên phải gắn với kỷ luật, kỷ cương, phòng chống tiêu cực và trách nhiệm giải trình. Tuy nhiên, nếu cơ chế giám sát chỉ tập trung vào kết quả xử lý hồ sơ, tỷ lệ đúng hạn hoặc sai sót thủ tục mà không đánh giá đầy đủ điều kiện làm việc, mức độ quá tải, chất lượng phần mềm, hỗ trợ kỹ thuật và cơ hội đào tạo, thì việc đánh giá công chức sẽ thiếu công bằng, ảnh hưởng đến quyền công chức và thiếu khả năng cải thiện hệ thống. Ở góc độ quản trị công, chất lượng phục vụ người dân không thể tách rời chất lượng môi trường làm việc của công chức. Một nền hành chính chuyên nghiệp không chỉ yêu cầu công chức thực hiện đúng quy định, mà còn phải bảo đảm để họ có đủ công cụ, thông tin, kỹ năng và sự bảo vệ cần thiết khi thực hiện nhiệm vụ. Đây là điểm cần được quy định rõ trong quá trình hoàn thiện pháp luật về công chức làm công tác hộ tịch. Thứ năm, nhận thức về quyền của công chức làm công tác hộ tịch chưa tương xứng với vai trò của chức danh này. Trong nhiều trường hợp, quyền của công chức vẫn được đánh đồng với quyền về tiền lương, phụ cấp, nghỉ ngơi, đào tạo/bồi dưỡng hoặc bảo hiểm. Cách hiểu đó đúng nhưng chưa đủ, với công chức làm công tác hộ tịch, quyền nghề nghiệp còn bao gồm quyền được tiếp cận dữ liệu chính xác, quyền được bồi dưỡng, cập nhật nghiệp vụ kịp thời, quyền được hướng dẫn khi pháp luật thay đổi, quyền được tham gia phản hồi về các quy trình bất hợp lý và quyền được bảo vệ khi thực hiện đúng pháp luật nhưng đôi khi vẫn phát sinh khiếu nại từ người dân. Việc chưa nhận diện đầy đủ các quyền này (từ phía các nhà lãnh đạo, quản lý) dễ dẫn đến tình trạng quản lý chỉ thiên về chỉ đạo mang tính mệnh lệnh hành chính, tập trung vào yêu cầu công chức nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ, trong khi ít chú ý đến việc thiết kế lại thể chế hoặc thay đổi môi trường làm việc để công chức có thể làm việc tốt hơn. Đây là “điểm nghẽn” cần được khắc phục nếu muốn nâng cao chất lượng công tác hộ tịch một cách bền vững.

3. Giải pháp hoàn thiện pháp luật và nâng cao hiệu quả bảo đảm thực hiện quyền của công chức tư làm công tác hộ tịch trong bối cảnh chuyển đổi số

Thứ nhất, cần hoàn thiện khung pháp luật về địa vị pháp lý và quyền của công chức làm công tác hộ tịch theo hướng chuyên biệt hơn. Trên nền tảng pháp luật về cán bộ, công chức và pháp luật về hộ tịch, cần xác định rõ các nhóm quyền gắn với đặc thù vị trí việc làm, bao gồm quyền được bảo đảm điều kiện làm việc; quyền được đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu; quyền được tiếp cận và khai thác dữ liệu theo phân quyền; quyền được hỗ trợ kỹ thuật; quyền được bảo vệ khi thi hành công vụ; quyền được tham gia góp ý đối với quy trình, biểu mẫu và phần mềm nghiệp vụ. Việc cụ thể hóa các quyền này không làm giảm trách nhiệm của công chức, mà tạo nền tảng để trách nhiệm được thực hiện trong điều kiện công bằng và khả thi hơn21. Thứ hai, cần cụ thể hóa cơ chế bảo đảm quyền trong các quy trình số hóa thủ tục hộ tịch. Mỗi quy trình nghiệp vụ điện tử cần xác định rõ trách nhiệm của công chức làm công tác hộ tịch, trách nhiệm của cơ quan quản lý hệ thống, trách nhiệm của cơ quan cung cấp dữ liệu và cơ chế xử lý khi phát sinh lỗi kỹ thuật hoặc dữ liệu không thống nhất. Bên cạnh đó, cần có hướng dẫn rõ về việc lưu trữ hồ sơ điện tử, bảo vệ dữ liệu cá nhân, phân quyền truy cập, nhật ký xử lý và trách nhiệm giải trình. Khi quy trình rõ ràng, công chức sẽ giảm được rủi ro nghề nghiệp, còn người dân được hưởng dịch vụ minh bạch và ổn định hơn. Thứ ba, cần nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng công chức làm công tác hộ tịch theo hướng thực chất. Nội dung đào tạo, bồi dưỡng không nên chỉ dừng ở việc cập nhật văn bản mới, mà cần gắn với kỹ năng xử lý tình huống, kỹ năng tiếp dân, kỹ năng giải thích pháp luật, kỹ năng vận hành phần mềm, kỹ năng kiểm tra dữ liệu và kỹ năng bảo vệ thông tin cá nhân. Đối với địa bàn có khối lượng hồ sơ lớn hoặc nhiều hồ sơ phức tạp, cần có cơ chế bố trí đủ nhân lực chuyên trách, hạn chế tình trạng kiêm nhiệm quá rộng làm giảm chất lượng chuyên môn. Thứ tư, cần tăng cường cơ chế phối hợp liên ngành và liên thông dữ liệu. Quan hệ giữa hộ tịch với công an, bảo hiểm xã hội, y tế, giáo dục và các cơ quan liên quan cần được thiết kế theo hướng có quy trình phối hợp rõ ràng, thời hạn xử lý cụ thể và đầu mối chịu trách nhiệm. Khi phát hiện sai lệch dữ liệu, công chức làm công tác hộ tịch phải có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, cập nhật, điều chỉnh hoặc xác nhận thông tin. Đồng thời, cần quy định cơ chế miễn hoặc giảm trách nhiệm cho công chức trong trường hợp sai sót phát sinh do lỗi hệ thống hoặc do dữ liệu đầu vào từ cơ quan khác mà công chức không có khả năng kiểm soát. Thứ năm, cần đổi mới cơ chế giám sát, đánh giá và trách nhiệm giải trình theo hướng cân bằng giữa yêu cầu kỷ luật công vụ và bảo đảm quyền của công chức. Các tiêu chí đánh giá công tác hộ tịch không chỉ nên dựa vào số lượng hồ sơ, tỷ lệ đúng hạn hay phản ánh của người dân, mà cần bổ sung tiêu chí về mức độ bảo đảm điều kiện làm việc, mức độ quá tải, chất lượng hạ tầng kỹ thuật, số lượng lớp bồi dưỡng nghiệp vụ và khả năng hỗ trợ của cơ quan cấp trên. Cách tiếp cận này giúp nhận diện vấn đề ở cấp hệ thống, thay vì chỉ quy trách nhiệm cho cá nhân thực thi ở tuyến đầu. Thứ sáu, cần nâng cao nhận thức về vị trí của công chức làm công tác hộ tịch trong bảo đảm quyền con người, quyền công dân. Các cơ quan quản lý nhà nước về tư pháp cần coi đội ngũ này không chỉ là người tiếp nhận và xử lý hồ sơ, mà là chủ thể trực tiếp bảo đảm tính chính xác, ổn định và an toàn của dữ liệu nhân thân. Khi được nhìn nhận đúng vai trò, công chức làm công tác hộ tịch sẽ có điều kiện phát huy năng lực chuyên môn, tinh thần trách nhiệm và khả năng đóng góp vào quá trình cải cách thủ tục hành chính ở cơ sở. Bảo đảm quyền của công chức làm công tác hộ tịch không phải là tạo thêm đặc quyền cho công chức, mà là thiết lập các điều kiện pháp lý, kỹ thuật và tổ chức cần thiết để họ thực hiện tốt hơn trách nhiệm phục vụ nhân dân. Trong bối cảnh dữ liệu trở thành nguồn lực quan trọng của nền hành chính hiện đại, việc bảo đảm quyền, năng lực và điều kiện làm việc của công chức làm công tác hộ tịch chính là một mắt xích quan trọng để nâng cao hiệu quả quản trị công ở cấp cơ sở.

Kết luận: Công chức làm công tác hộ tịch giữ vai trò quan trọng trong việc bảo đảm các quyền nhân thân cơ bản của công dân thông qua hoạt động đăng ký, quản lý hộ tịch. Trong bối cảnh chuyển đổi số và tái cấu trúc hệ thống pháp luật, vai trò này cần được nhìn nhận và làm rõ hơn khi đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch không chỉ xử lý hồ sơ hành chính mà còn tham gia trực tiếp vào quá trình vận hành, cập nhật và bảo đảm tính chính xác của quá trình chuyển đổi số dữ liệu hộ tịch điện tử. Pháp luật hiện hành đã tạo lập nền tảng quan trọng cho hoạt động hộ tịch, nhưng việc bảo đảm quyền của công chức làm công tác hộ tịch vẫn còn tản mạn, thiếu tính chuyên biệt và chưa theo kịp yêu cầu số hóa. Nhiều quyền có ý nghĩa thiết thực như quyền được đào tạo kỹ năng số, quyền được cung cấp hạ tầng kỹ thuật, quyền được hỗ trợ khi dữ liệu sai lệch, quyền được bảo vệ khi thi hành công vụ và quyền tham gia cải tiến quy trình nghiệp vụ chưa được cụ thể hóa đầy đủ. Các giải pháp về hoàn thiện khung pháp lý, nâng cao năng lực đội ngũ, bảo đảm điều kiện làm việc, tăng cường phối hợp dữ liệu và đổi mới cơ chế giám sát cần được triển khai đồng bộ. Khi quyền, điều kiện và trách nhiệm của công chức làm công tác hộ tịch được thiết kế cân bằng, công tác hộ tịch sẽ vận hành hiệu quả hơn, góp phần bảo đảm quyền con người, quyền công dân và củng cố niềm tin của nhân dân vào chính quyền cơ sở trong kỷ nguyên số./.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Ban Chấp hành Trung ương Đảng (2022), Nghị quyết số 27-NQ/TW ngày 09/11/2022 về tiếp tục xây dựng và hoàn thiện Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Việt Nam trong giai đoạn mới.

3. Học viện chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh (2024), Giáo trình Lý luận nhà nước và pháp luật về quyền con người, Nhà xuất bản Lý luận chính trị, tr. 221.

4. www.quanlynhanuoc.vn/2022/07/21/nang- cao-nang-luc-doi-ngu-cong-chuc-tu-phap-ho-tich- cap-xa-cua-huyen-thuan-thanh-tinh-bac-ninh/, truy cập ngày 11/7/2026.

5. https://danchuphapluat.vn/dia-vi-phap-ly cua-cong-chuc-tu-phap-ho-tich-cap-xa-trong quan-ly-nha-nuoc-ve-cong-tac-tu-phap-cua-uy ban-nhan-dan-cap-xa-giai-doan-hien-nay-1551 .html, truy cập ngày 10/7/2026.

6. https://danchuphapluat.vn/nang-cao-chat luong-cong-chuc-tu-phap-ho-tich-cap-xa-905. html, truy cập ngày 10/7/2026